¿QUÉ SON LAS PLANTILLAS
DE NOTION?
Escrito por Arnau Valderrama
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Si a día de hoy ya has escuchado hablar acerca de Notion, una de las aplicaciones de productividad más conocidas, probablemente también te haya llegado al oído el término de plantilla o template de Notion. Desde luego, en países como Reino Unido o EEUU, esta aplicación y sus plantillas son de las más populares.
Pero, ¿qué son las plantillas de Notion? En este artículo, vamos a desglosar todo lo que necesitas saber sobre ellas, para que puedas decidir si realmente son la herramienta que buscas y pueden impulsarte en diferentes aspectos de tu vida.
¿Qué son las Plantillas de Notion?
Básicamente cuando hablamos de plantillas o de templates de Notion, nos referimos a diseños o estructuras predefinidas que te permiten comenzar rápidamente con cualquier tipo de proyecto o tarea dentro de la aplicación.
En lugar de partir de una página en blanco, las plantillas te ofrecen un marco de trabajo ya organizado, que puedes adaptar a tus necesidades específicas con solo unos pocos clics. Piensa en ellas como en los planos de una casa: te proporcionan la base y la estructura sobre la cual ya vas a poder construir, personalizar y ampliar según tus necesidades.
Como veremos a continuación, estas plantillas cubren una amplia gama de usos, desde la gestión de proyectos y la planificación personal, hasta el seguimiento de hábitos, la organización de notas, y mucho más. Por lo que teniendo esto en cuenta, pasemos a ver con qué nos podemos encontrar.
Tipos de Plantillas de Notion
Al tratarse de una aplicación polivalente, Notion ofrece una amplia variedad de plantillas, todas ellas adaptadas a las diferentes necesidades que puedas tener. Debido a la gran cantidad de plantillas que existen, he agrupado en las diferentes categorías que te podrías encontrar. A continuación, te presento los tipos más comunes que puedes encontrar:
Plantillas de Gestión de Proyectos
Este tipo de plantillas siempre van a estar enfocadas en ayudarte a organizar y gestionar tus proyectos. Incluyen desde simples listas de tareas hasta complejas metodologías como Kanban o Scrum. Si trabajas en equipo o manejas múltiples proyectos, estas plantillas te permitirán llevar un control detallado de las tareas, responsables, fechas de entrega y progreso en general.
Plantillas de Productividad Personal
Sobre estas plantillas no suele haber muchas dudas, ayudan a organizarte y ser más eficiente. Puedes encontrar plantillas que van desde agendas diarias y semanales, hasta rastreadores de hábitos y listas de tareas pendientes. Todas ellas están pensadas para ayudarte a optimizar tu tiempo, priorizar tus actividades y asegurarte de que no se te escape ningún detalle importante.
Plantillas de Bases de Datos
Otro de los elementos más atractivos de Notion es su facilidad para trabajar con bases de datos. Por este motivo, es común encontrar plantillas centradas en crear catálogos de productos, listas de contactos, inventarios, bibliotecas digitales, etc. A todo esto hay que aderirle la sencillez para incorporar vistas o filtros personalizados que permiten acceder a la información requerida en cada momento.
Plantillas de Documentación y Notas
Si eres estudiante, investigador o simplemente alguien que necesita tomar notas frecuentemente, también pueden encontrar la solución a través de Notion. La razón principal, es que desde un principio ha contado con soluciones adaptadas para la toma de apuntes en clase, elaboración de resúmenes, creación de wikis y documentación de procesos. Y si, te preocupa que tu organización de Google Drive se pierda, puedes estar tranquilo porque Notion te permite crear accesos directos a tus documentos de Google.
Plantillas para Planificación Financera
Si alguna vez has gestionado tus finanzas o las de la empresa, es muy probable que trabajes con Excel. Puedes encontrar lo mismo en Notion, y después de la incorporación de gráficos nativos dentro de la aplicación, la calidad de las plantillas se ha disparado. Puedes encontrar desde presupuestos, rastreadores de gastos, y planificadores financieros a largo plazo. Con estas, podrás mantener un registro detallado de tus ingresos, gastos, ahorros e inversiones, todo en un solo lugar.
Plantillas de Creatividad y Brainstorming
Facilitar los procesos creativos también es algo que nos ofrece Notion. Existen plantillas diseñadas para ayudar en el proceso de generación de ideas, desarrollo de conceptos, y planificación de contenido. Desde mapas mentales hasta calendarios editoriales, estas plantillas son perfectas para quienes necesitan organizar su flujo creativo y no perder de vista ninguna idea importante.
De hecho, si este apartado es de tu interés puedes leer este artículo en el que enseñamos cómo puedes gestionar un blog con Notion, desde el proceso de brainstorming e ideación de artículos, hasta el proceso más laborioso como el de redacción.
Plantillas para la Vida Diaria y el Hogar
Finalmente, Notion no solo se centra en aspectos únicamente profesionales, sinó que sus plantillas pueden ayudarte en la gestión de tu vida diaria y tareas del hogar. Estas incluyen planificadores de comidas, listas de compras, registros de mantenimiento del hogar, organizadores para viajes, etc. Si lo que buscas es simplificar tu día a día y tener todo bajo control, estas plantillas pueden ser una gran ayuda.
Una vez hemos visto en términos generales qué categorías de plantillas existen, debes entender que cada una se ajusta a soluciones estándar y que siempre vas a tener que retocar minimamente una plantilla para que se ajuste al 100% de tus necesidades. Ahora pasemos a ver cuáles son los beneficios e inconvenientes de trabajar con plantillas de Notion.
Beneficios e Inconvenientes de las Plantillas de Notion
Antes de que te sumerjas en el mundo de las plantillas de Notion, te recomiendo que te leas los últimos dos apartados, ya que todo no son ventajas. A continuación, te verás un análisis de los beneficios e inconvenientes de utilizarlas, para que puedas evaluar si realmente son la herramienta adecuada para ti.
Ventajas de utilizar plantillas de Notion
Ahorro de tiempo: Las plantillas te permiten empezar a trabajar de inmediato sin tener que crear estructuras desde cero. Esto será realmente útil cuando manejas proyectos recurrentes o necesitas organizar grandes cantidades de información rápidamente.
Estandarización: Usar plantillas asegura que sigas un proceso uniforme y estructurado en cada una de tus tareas o proyectos. Esto es clave cuando trabajas en equipo o necesitas mantener un formato consistente en diferentes documentos.
Versatilidad y personalización: Aunque las plantillas están preconfiguradas, Notion te permite personalizarlas completamente. Puedes ajustar cualquier detalle para que se adapte a tus necesidades específicas, sin perder la estructura básica que la plantilla te esté proporcionando.
Acceso a la experiencia de otros: Al utilizar plantillas creadas por otros usuarios, puedes beneficiarte de sus experiencias y conocimientos. Muchas plantillas están diseñadas por expertos en productividad o en áreas específicas, lo que te da acceso a enfoques y metodologías que ya han sido testadas.
Inconvenientes de utilizar plantillas de Notion
Curva de aprendizaje: Si eres nuevo en Notion, familiarizarte con el uso y la personalización de plantillas puede llevar un tiempo. Aunque Notion es bastante intuitivo, que puedas sacarle el máximo provecho a las plantillas puede costarte un tiempo.
Limitaciones en la creatividad: Si bien las plantillas son útiles, pueden limitar tu creatividad al adherirte a una estructura prediseñada. Es posible que te sientas tentado a conformarte con lo que ya está hecho en lugar de explorar nuevas formas de organizar tu información.
Dependencia de plantillas ajenas: Al utilizar plantillas creadas por otros, puedes encontrarte con que algunas no se ajustan perfectamente a tus necesidades. Esto podría llevar a que termines invirtiendo más tiempo en adaptar la plantilla por ti mismo, que si le pides a alguien que te la diseñe a medida.
¿Cómo elegir la mejor plantilla Notion para ti?
Paso 1: Identifica que necesitas
Para poder sacar el máximo provecho a las plantillas de Notion, lo primero que debes hacer es identificar tus necesidades reales. El objetivo de utilizar esta herramienta es mejorar tu productividad, hacer tus tareas más eficientes y optimizar el seguimiento de tus actividades. Recuerda siempre que, en este caso, «menos es más».
No se trata de cargar tu espacio de trabajo con múltiples plantillas que al final no utilizarás, sino de encontrar aquellas que realmente simplifiquen tu vida y te ayuden a mantener el enfoque en lo que es importante. Por lo que, papel y boli, y escribe con claridad tus prioridades y metas.
Paso 2: Evalúa que te ofrecen
Una vez que tengas claro lo que necesitas, es hora de empezar a explorar diferentes opciones y lo más importante, compararlas. Revisa si las plantillas cumplen con los requisitos que has identificado y si su estructura te parece lógica y fácil de seguir.
¿Es realmente una plantilla de calidad y puede resolver el problema que tienes en mente? Si no sabes responder a esta pregunta, tal vez no debas utilizarla. Por otro lado, si encuentras una opción que responde afirmativamente a estas preguntas, entonces es probable que hayas encontrado la plantilla adecuada para ti.
Paso 3: Ajusta todo lo que necesites
Por último, como ya hemos mencionado a lo largo del post deberás hacerla tuya. Ninguna plantilla, por bien diseñada que esté, será perfecta para todos los usuarios desde el primer momento. Personaliza las secciones, elimina lo que no necesites y añade detalles que te ayuden a optimizar tu trabajo.
Por ejemplo, si estás utilizando una plantilla de seguimiento de hábitos, ajusta el número de hábitos a seguir según tus prioridades. Recuerda que la plantilla es solo un punto de partida; tu tarea va a ser adaptarla para que funcione de la mejor manera posible para ti.
Agradecimientos
Si has llegado hasta el final del artículo, dejáme primero de todo agradecerte por invertir tu tiempo en el artículo. Sinceramente, espero que en él hayas encontrado la respuesta para aquello que buscabas.
