CÓMO LA REGLA DE LOS DOS MINUTOS
PUEDE MEJORAR TU PRODUCTIVIDAD
Escrito por Arnau Valderrama
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¿Qué es la Regla de los 2 Minutos? ¿Va a poder ayudarme? Uno de los problemas más comunes a los que se enfrenta la mayor parte de la población, y que seguramente sea tu caso, es la sensación de estar constantemente ocupado. Listas interminables de tareas, correos electrónicos, recados y compromisos que acaban convirtiéndose en un verdadero quebradero de cabeza.
A este fenómeno se le conoce como sobrecarga de tareas pequeñas, el problema es que no solo genera frustración a aquel que lo sufre, sino que además consume una gran cantidad de tiempo el cual se podría destinar a aquellas actividades que son verdaderamente importantes.
Es aquí donde surge la necesidad de encontrar un enfoque más eficiente. Pero, ¿hay algún modo a partir del cual pueda enfrentarme a este problema? Existe una solución sencilla y práctica que podría revertir completamente esta situación, y permitirte de una vez por todas enfocarte en aquello que realmente importa.
Esta técnica puede ser la respuesta y te la mostramos a continuación:
¿Qué es la Regla de los Dos Minutos?
La regla de los dos minutos es un principio de productividad que establece lo siguiente: «si una te toma dos minutos o menos, hazlo de inmediato.» Básicamente en lugar de posponer pequeñas tareas, abórdalas de inmediato para evitar que se acumulen.
Aunque a primera vista puedes sentir que resulta en ningún tipo de beneficio, el hecho de eliminar estas pequeñas tareas rápidamente te permite centrarte en tus proyectos más relevantes.
Esto se aplica a todo tipo de tareas, desde responder un correo corto, lavar los platos, hacer una llamada rápida, hasta completar pequeños ajustes en un proyecto. Al aplicar la regla, reduces la carga mental y la lista de pendientes, evitando que esas pequeñas tareas se conviertan en una fuente de estrés.
Origen de la Regla de los Dos Minutos
En 2001, David Allen publicó su libro Getting Things Done, en el que introducía un enfoque innovador que revolucionó la manera en que las personas organizaban sus tareas y gestionaban su tiempo. Y precisamente la regla de los dos minutos forma parte del sistema de productividad de Getting Things Done (GTD).
El GTD se basa en la idea de suprimir de tu mente tareas pequeñas y ser capaz gestionar el flujo de trabajo de manera eficiente. Con esto, lo que buscamos es poder capturar todo lo que debes hacer para clasificarlo, organizarlo y realizarlo en el momento adecuado.
Es precisamente dentro de este sistema, en el que la Regla de los Dos Minutos aparece como una solución rápida para eliminar las pequeñas tareas que, si se posponen, pueden llegar a interrumpir el enfoque en proyectos más importantes.
¿Por qué es efectiva la Regla de los 2 Minutos?
Si lo que buscas es la respuesta sobre si esta regla te va servir realmente, ya te puedo ir adelantando que sí. Ésta ha sido formada aprovechando y teniendo en cuenta principios psicológicos y de gestión del tiempo que nos ayudan a ser más eficientes y reducir la procrastinación.
Aunque a primera vista puede parecer un truco simple, su impacto es significativo. A continuación, exploramos las razones principales de su efectividad:
Evita la Procrastinación Innecesaria
Para empezar el mayor beneficio que vas a poder encontrar con esta regla es su capacidad para prevenir la procrastinación. Tendemos a posponer tareas porque parecen insignificantes, pero acumular una larga lista de tareas acaba desenvocando en ansiedad y sobrecarga mental.
Esta regla invita a resolver algunas de esas tareas de inmediato, eliminando la tentación de irlas dejando de lado. Esta resolución de obtáculos, ya sea un correo electrónico, platos acumulados o mensajes nos ayuda a mantener nuestro impulso productivo.
Libera Espacio Mental
Para entender este beneficio, debemos comprender antes el concepto carga mental. Esto se refiere a la energía cognitiva que utilizamos para recordar y gestionar en nuestra mente aquellas tareas que todavía tenemos pendientes. Cuando estas tareas se acumulan, generan estrés y nos distraen de las actividades más importantes.
La regla de los dos minutos actúa como un programa de liberación de espacio en nuestra mente. Al eliminar las microtareas, despejas espacio mental que puedes usar para concentrarte en tareas más significativas o creativas.
Aprovecha la Inercia de la Acción
Si estás familiarizado con todo lo que envuelve a la productividad, sabrás que uno de los mayores retos es el de empezar una tarea. Una vez te pones en marcha, es más sencillo mantener el flujo de trabajo. La Regla permite romper esta barrera y te ayuda a mantener la inercia de la acción sin pensarlo demasiado.
Esto no solo resuelve pequeños problemas de inmediato, sino que también te ayuda a generar un sentido de progreso y logro, el cual te puede motivar a seguir con otras tareas. El simple acto de empezar, incluso con algo pequeño, activa un sentido de logro que mejora tu productividad general.
¿Cómo aplicar la Regla de los 2 Minutos?
Tal y como hemos podido ver, la Regla de los Dos Minutos es sencilla de entender, pero su verdadera efectividad radica en cómo aplicarla de manera constante en diferentes aspectos de la vida diaria. La más importante es lograr utilizar este principio como un hábito regular, el cual te ayude a gestionar tus tareas pequeñas de manera eficiente y sin esfuerzo. A continuación, te muestro cómo puedes aplicar esto en los diferentes contextos que vas a enfrentar en tu día a día:
La Regla de los 2 Minutos en tu Trabajo
No es ninguna novedad decir que el entorno laboral está lleno de pequeñas tareas que pueden interrumpir tu flujo de trabajo. Lo peor de esto, es que estas tareas terminan acomulándose e impidiendo que ejecutes tu trabajo satisfactoriamente. Es aquí precisamente donde la Regla de los Dos Minutos coge protagonismo:
- Responder correos electrónicos: Si recibes un correo que puedes contestar rápidamente o que debes eliminar, hazlo de inmediato. Esto evitará que tu bandeja de entrada se llene y librará a tu mente de preocupaciones innecesarias.
- Organización de documentos: Si necesitas archivar o reorganizar un archivo, hazlo si te toma menos de dos minutos. Mantener tus documentos en orden es otra acción que te permitirá reducir el ruido mental o estrés a la hora de buscar información.
- Actualización de listas de tareas: A veces, agregar una nueva tarea a tu lista de pendientes o hacer una pequeña actualización en un proyecto no lleva más de dos minutos.
En el mundo profesional debes recordar cuál es realmente tu trabajo y no refugiarte en tareas que poco te aportan realmente.
La Regla de los 2 Minutos en tu Vida Personal
Otro de los ámbitos donde la Regla de los Dos Minutos puede ayudarte a gestionar mejor el tiempo es en tu vida personal, ya sean tareas cotidianas, emergencias puntuales o otros quehaceres. Te señalamos diversos ejemplos prácticos:
- Tareas del hogar: Lavar los platos, barrer el suelo o recoger una habitación pueden ser tareas que se completen en menos de dos minutos. Abordarlas de inmediato evitará que resulten más tediosas más adelante.
- Responder mensajes o llamadas rápidas: Si recibes un mensaje que puedes contestar en unos segundos, o una llamada corta, responde en lugar de posponerlo.
- Organización personal: Otro de los aspectos es el orden, y debes aspirar a ello con esta regla. Pequeñas acciones como colgar ropa, ordenar tu escritorio o devolver algo a su lugar pueden ser gestionadas rápidamente.
La Regla de los 2 Minutos en tus Relaciones Sociales
Otro aspecto que debemos tratar de mejorar es el ámbito social, el cual puede beneficiarse de la Regla de los Dos Minutos. Es por eso que pequeños gestos de atención y cortesía pueden fortalecer tus relaciones y a largo plazo se convierte en algo muy beneficioso:
- Respuestas rápidas: Si recibes un mensaje con una pregunta o un plan que puedes confirmar en menos de dos minutos, hazlo. Tu Whatsapp dejará de provocarte ansiedad y la gente creará vínculos más profundos contigo.
- Envío de agradecimientos: Si has hecho algún plan con alguien envíale un mensaje de agradecimiento diciéndole cómo lo has pasado, rápido y positivo para tu amistad o relación.
Aprovechar los Momentos Libres
Tal y como se menciona en el libro Getting Things Done, parte de la clave de hacer uso de esta regla es saber identificar esos pequeños momentos que tenemos libres durante el día.
Puede ser pequeños ratos entre reuniones, espacios en una pausa en el trabajo o incluso mientras esperas una llamada o un correo electrónico. Usar ese espacio de tiempo en resolver pequeñas tareas puede ser verdaderamente revelador.
Conclusión
Si has llegado hasta el final, déjame agradecerte sinceramente el que hayas dedicado tu tiempo a leer este artículo. Si te ha gustado te invito a que lo compartas en alguna de tus redes sociales, no sabes la ilusión que nos hace verlo y lo mucho que nos ayuda.
Un fuerte abrazo y nos vemos en el próximo artículo.
